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从前台做起-我的6年行政管理经历及经验
iTbulo.COM 2007-6-5 初级女巫()

(9)学习学习学习还是学习
  
  行政经理要走了,她要在一个星期内把所有工作都交给表面上看起来踌躇满志,实际上心里茫茫然的我。
  
  “你一定要努力学习!”她对我说:“行政干个两三年就没意思了,就到头了,一定要努力在两三年内转型。”
  我点头,尽管心里不明白为什么只能做两三年。
  “遇到问题不要自己拿主意,多问问股东们的意见,免得做砸了。”
  “这个公司里人都很好,但是,也要自己努力成长,除了你自己,没有人会真正为你着想”
  “我听说你有财务知识,为什么不往这方面发展呢?我也是学财务的,我接下来准备做一些财务分析的工作。”
  
  在交接工作的同时,她叮嘱我一些知心的话。我理解她,都是做行政的,没有比同行更能理解同行的,将来,我走的时候,我也会这么叮嘱接替我的人的,我心里暗暗地想。
  
  很多知识扑面而来。

  这一个星期里,我是勤奋的学生,她是尽职的老师。在之后的她离开后的日子里,我们也一直保持着良好的关系。
  
  首先,我的英文就是很大的问题,这个公司几乎所有的资料和来往书信都是英文的,为了能在尽量短的时间内提高一些,我是这样做的:
  
  阅读方面——公司的英文资料(非保密性的),都打印出来,拿回家,晚上,一个单词一个单词地查,一句话一句话地弄明白。 我妈妈说,若想人前显贵,必得背后受罪。对于起点这么低的我来说,这几乎成了当时的座右铭。
  
  写作方面——除了买一些速成写作的书,还有一个很有效的办法,就是:把其他同事写的mail,都摘抄下来,存在一个文档里,当作写作范文来学习,自己写 mail的时候也可以使用(这一招是非常有用的,每个公司都有自己用词和措辞的习惯,这和书本上教的常用语有时候是不一样的)。
  
  听说方面——我不怕这个,不是有外国人吗?一定要找机会和他们说话,听不懂?没关系,微笑地看着他们说:"slowly please"。说不好?更没关系了,你会嘲笑一个外国人的中文吗?同样,他们也会很宽容你的英文。
  
  除了语言,还必须在短时期内把人事、财务、行政的东西都走一遍,记不住?没关系,以后的工作中,亲身做一遍,自然就记住了。

(10)每天都在面对新问题
  
  那真是紧张的一个月,行政经理固然教了我很多东西,但是,一个星期的时间毕竟有限,很多新的问题在工作中慢慢出现了。
  
  负责财务的股东让我去银行取现金发工资(因为公司小,所以这种事情都是我一个人去做,按理说,是不应该的,应该至少两个人去领取大额现金),我答应了一声,吃完中午饭,下午2点,拿起工资本(那时候,取工资还需要工资本的)就冲了出去。
  
  快到公司门口了,手机忽然响了起来,是那个管财务的股东:“Lili,你去取工资了吗?”
  “是啊!”
  “你没拿现金支票,怎么取啊?”
  “啊!”我的脑子顿时炸开了。我真笨,怎么连这个都不懂?我以为只要有工资本,就可以了呢。
  迅速返回去,回去的路上,脑子里想着各种各样的理由,我该怎么解释,该怎么解释?这是他第一次交代我的工作,竟然办砸了,砸成这样!
  
  到了公司,股东把支票交给我,问:“你以前没取过工资吗?没做过这样事?”我脸涨的通红,眼泪都快出来了,脑子乱成一团,只能点头。
  
  事情过去很久之后,我心里都忐忑不安,生怕给对方留下了不好的印象。但是,很久以后和那个股东聊起这件事,发现,这点小事其实根本没被他放在心里,是我多虑了。
  
  但是,那件事情后,我养成了一个习惯,做任何新的事情前都要做妥善的准备,不懂的,一定要问,不要装懂。
  
  这个习惯使得我在今后的工作中受益不少,其中包括办理外国人的签证:
  
  一个外国人,把他的护照递到我的面前:“我想要一个工作的签证”
  
  签证分为很多种类:旅游签证、访问签证、工作签证等等。
  
  如果为一个想来华工作的外国人办理工作签证,按照正常的程序,是这样的:
  1) 我在劳动部门为他申请就业许可证
  2) 在商务局或者外交部为他申请来华邀请函
  3) 将就业许可证和来华邀请函邮寄给他,他去中国驻当地大使馆申请工作签证
  4) 当他持工作签证入境后,我持他的护照、就业许可证及其他相关所需材料去劳动部门申请就业证。
  5) 他当时申请的工作签证应该一般为30天的有效期,所以,当申请下就业证后,我要拿着就业证,护照,临时居住证明等一系列资料去出入境管理处申请居留许可(以前有单独的一个小绿本,写着居留证,现在和签证合二为一了)。
  6) 这样,他可以在居留许可和就业证的有效期内在中国定居及就业了。
  
  但是,这个人是持访问签证入境的,而且,短时期内,他不想回国办理。
  这该怎么办呢?

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